Di era digital saat ini, mengelola informasi sensitif pelanggan sangat penting untuk mencegah risiko kejahatan siber.
Bagi customer service, ini bukan sekadar pelengkap operasional, tetapi aset berharga yang harus dijaga keamanannya demi mempertahankan kepercayaan dan loyalitas jangka panjang.
Cara Mengelola Informasi Sensitif Pelanggan
Lantas, bagaimana cara mengelola data pelanggan secara aman, bertanggung jawab, dan sesuai standar keamanan untuk menghindari kebocoran yang membuat perusahaan terjerat kasus hukum atau denda akibat tidak mematuhi aturan? Berikut ini strategi yang bisa Anda lakukan.
1. Gunakan Sistem Enkripsi Data
Enkripsi end-to-end adalah salah satu cara efektif untuk mengelola informasi sensitif pelanggan dari kebocoran data. Salah satu jurnal terbitan Universitas Duta Bangsa Surakarta menyebutkan bahwa hampir semua aplikasi digital menggunakan sistem keamanan ini, mulai dari WhatsApp, Telegram, hingga Signal karena mampu menjamin privasi tingkat tinggi.
Mengenkripsikan data berarti memanfaatkan algoritma matematika untuk mengacak data menjadi kode rahasia. Dengan begitu, data hanya dapat terbaca oleh pengirim dan penerima pesan tanpa mengizinkan pihak ketiga, baik orang lain (penyadap), pemerintah, bahkan pihak WhatsApp sendiri, yang mampu membaca apalagi meretas.
2. Batasi Akses Data
Tidak semua karyawan memiliki akses mengelola data sensitif pelanggan, melainkan mereka yang mempunyai spesifikasi khusus seperti customer service staff, customer service manager, dan admin.
Sebaiknya, Anda menggunakan platform Customer Relationship Management (CRM) sebagai pusat penyimpanan terpadu mengelola data pelanggan dan pembelian secara real time. Cara ini tidak hanya memudahkan pekerjaan, tetapi meningkatkan loyalitas pelanggan.
3. Terapkan Keamanan Berlapis (2FA)
Autentikasi dua faktor (2FA) membantu Anda mendapatkan sistem keamanan berlapis dengan mengharuskan pengguna untuk memverifikasi identitas melalui dua metode berbeda, yaitu kata sandi dan kode yang dikirimkan ke ponsel.
Sistem keamanan ini mampu meminimalisir risiko pengambilalihan akun akibat kata sandi yang bocor atau serangan phishing. Hal ini karena sistem memerlukan kode unik yang hanya dimiliki oleh pengguna asli.
4. Audit secara Rutin
Selain itu, Anda perlu melakukan audit atau pemeriksaan secara rutin untuk memastikan data dikelola sesuai kebijakan privasi yang berlaku. Audit ini mencakup evaluasi akses data, sistem keamanan, serta kepatuhan prosedur kerja tim customer service.
Dengan audit berkala, perusahaan dapat lebih cepat mendeteksi dan merespons aktivitas mencurigakan yang berpotensi menyebabkan kebocoran data sekaligus melakukan perbaikan sebelum menjadi masalah lebih besar.
5. Gunakan Sertifikasi ISO 27001
Sertifikasi ISO 27701 berperan penting dalam mengelola informasi pribadi dan mendukung perlindungan data bisnis secara sistematis dan terstruktur. Sistem ini membantu perusahaan mengelola data pelanggan secara transparan, terkontrol, dan sesuai dengan regulasi perlindungan data yang berlaku.
ISO 27701 membantu menghindari risiko kebocoran data akibat kesalahan manusia. Selain itu, kepercayaan pelanggan pun meningkat terhadap perusahaan dalam menjaga kerahasiaan informasi sensitif mereka.
Perhatikan Cara Mengelola Informasi Sensitif Pelanggan
Memahami cara mengelola informasi sensitif pelanggan dapat membantu perusahaan mematuhi regulasi perlindungan data yang berlaku. Selain itu, pengelolaan data yang tepat mampu meningkatkan kepercayaan publik terhadap profesionalisme dan kredibilitas perusahaan.
Untuk mendukung penerapan tata kelola privasi yang sistematis, Anda dapat menggunakan jasa konsultan ISO 27701 dari Robere & Associates. Kami berpengalaman dalam membantu perusahaan meningkatkan praktik perlindungan data dan menjaga keamanan informasi bisnis secara optimal. Yuk, konsultasi sekarang!
(Sumber gambar: pexels.com)
